• de pagina - en regelindeling in de transcripties komen overeen met die van het manuscript; ik gaf prioriteit aan het kunnen terugvinden van bepaalde passages boven de leesbaarheid;
• de orginele spelling werd aangehouden, zelfs in de enkele gevallen waar het een kennelijke verschrijving betreft, m.u.v. de "u"'s die ik door een 'v' vervangen heb, daar waar dat sinds lang gebruikelijk is; ook heb ik me ingehouden en niet getracht variaties in spelling op dezelfde pagina te corrigeren; (onze voorouders hadden klaarblijkelijk een groot vertrouwen in de capaciteiten van hun lezers om de woorden tot de bedoelde klank om te vormen en te herkennen);
• hoofdlettergebruik: in de brieven worden vrijwel geen hoofdletters gebruikt (m.u.van Ambon!); ik heb hoofdletters ingesteld voor eigennamen van schepen, personen, landen en geografiese aanduidingen innavolging van de eerdere transcripties van Tiele en Colenbrand
• interpuntktie: er worden vrijwel geen interpunktie gebruikt; daar waar dat de leesbaarheid in belangrijke mate vergroot heb ik punten als volgt toegevoegd: "[.]" ;
• woorden waar ik niet zeker ben van de exacte spelling zijn aangegeven met een "?" direkt aan het eind van het woord, zonder spatie;
• hele woorden die met de beste wil van de wereld niet kon lezen, hetzij door vlekken, gaatjes, een afgescheurd hoekje of een slecht leesbare scan ) zijn aangegeven met twee vraagtekens: "??"
• zinnen waarvan de betekenis mij niet duidelijk is, werden in de rechter marge voorzien van vraagtekens; (om iets minder dom te lijken heb ik een groot aantal verwijderd) ;
• alle manuscripten zijn (haastig en vaak cryptisch) in de linker kantlijn geannoteerd in een duidelijk afwijkend handschrift; ik neem aan dat dit na ontvangst gebeurde om een synthese te maken in voorbereiding van de vergaderingen van de VOC kamer van Amsterdam en/of de heren XVII; ik heb geen enkele kanttekening overgenomen; mocht het ooit zover komen dat de hele keten van informatie, diskussie, beslissing, uitvoering en terugkoppeling bestudeerd zou worden, dan dienen deze kanttekeningen zeker meegenomen worden.

Mocht er na lezing van bovenstaande onduidelijkheid blijven , dan kunt U per e-mail kontakt met mij opnemen: r.w.p.vd.hulst@freeler.nl